Workflow-Grundlagen

Von manuell zu automatisch

Was ihr manuell macht, automatisieren Profis

 Trigger • Aktionen • Bedingungen

 Was ihr bisher gemacht habt

Euer manueller Prozess mit dem Custom GPT

GPT öffnen

Browser auf, Custom GPT starten

Frage eintippen

„Zeig mir Jobs als Projektmanager in Berlin"

API antwortet

Bundesagentur liefert Stellenangebote zurück

Antwort lesen & entscheiden

Ihr prüft, filtert, entscheidet — alles von Hand

Das Problem: Jeder einzelne Schritt braucht euch. Jeden Tag. Immer wieder.

 Was Rossmann macht

Der gleiche Prozess — aber automatisiert

Kundenfrage kommt rein

Automatischer Trigger — kein Mensch nötig

RossmannGPT antwortet

KI generiert Antwort basierend auf Wissensdatenbank

Ticket wird erstellt

System dokumentiert alles automatisch

Mitarbeiter prüft nur noch

Human-in-the-Loop — der Mensch ist am Ende da, nicht am Anfang

 Key Insight: Der Mensch ist immer noch da — aber erst am Ende, wo er wirklich gebraucht wird.

 Die 3 Bausteine eines Workflows

Jeder Workflow besteht aus diesen Grundelementen

TRIGGER

Was löst es aus?

Neue E-Mail, neuer Datensatz, Uhrzeit erreicht, Button geklickt

AKTION

Was passiert dann?

E-Mail senden, Daten speichern, KI fragen, Datei erstellen

BEDINGUNG

Was wenn?

Wenn Wert > X → Pfad A, sonst → Pfad B

graph LR T["⚡ Trigger"] --> A1["⚙️ Aktion 1"] A1 --> B{"🔀 Bedingung"} B -->|Ja| A2["⚙️ Aktion 2"] B -->|Nein| A3["⚙️ Aktion 3"]

 Beispiel: Bewerbungs-Workflow

Was ihr manuell macht — als automatischer Workflow gedacht

graph TD T["⚡ Neue Stellenanzeige
auf Bundesagentur"] --> A1["⚙️ KI prüft:
Passt es zum Profil?"] A1 --> B{"Match > 80%?"} B -->|"✅ Ja"| A2["⚙️ Anschreiben
generieren"] A2 --> H["👤 Mensch prüft
und sendet ab"] B -->|"❌ Nein"| I["🗑️ Ignorieren"] style T fill:#e74c3c,color:#fff,stroke:#c0392b style A1 fill:#2C3E6B,color:#fff,stroke:#1a2744 style B fill:#FF8C42,color:#fff,stroke:#e67e22 style A2 fill:#2C3E6B,color:#fff,stroke:#1a2744 style H fill:#4CAF50,color:#fff,stroke:#388E3C style I fill:#95a5a6,color:#fff,stroke:#7f8c8d

 Human-in-the-Loop: Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet — nichts geht raus ohne eure Freigabe.

 Workflow-Tools im Überblick

Diese Tools setzen Workflows in die Praxis um

Power Automate

Microsoft, in M365 integriert — direkt in eurem System

In M365 enthalten

Make.com

Visueller Builder, 1.000+ App-Integrationen

Visuell & flexibel

n8n

Open Source, selbst gehostet, KI-Innovationspreis 2025

Open Source

Zapier

Marktführer, sehr einfacher Einstieg

Einsteigerfreundlich

 Power Automate + Make.com Deep-Dive mit Arne Graap ab 09.04.

 Manuell vs. Automatisch

Der direkte Vergleich

 Was ihr macht  Was ein Workflow macht
GPT öffnen Trigger startet automatisch
Frage eintippen Prompt ist vordefiniert
Antwort lesen Antwort wird automatisch verarbeitet
Entscheidung treffen Bedingung prüft automatisch
Aktion ausführen Nächster Schritt startet von selbst

„Ihr seid das Gehirn. Der Workflow ist der Körper."

Ihr denkt, plant und entscheidet — der Workflow führt aus.

 Human-in-the-Loop bleibt!

Automatisierung bedeutet nicht Ersetzung

Entscheiden

Menschen treffen die finalen Entscheidungen

Freigeben

Nichts geht raus ohne menschliche Genehmigung

Überwachen

Menschen kontrollieren, ob alles richtig läuft

 EU AI Act (Woche 1): Bei Hochrisiko-KI ist menschliche Aufsicht gesetzlich vorgeschrieben. Automatisierung heißt nicht: Kontrolle abgeben.

Automatisierung ≠ Ersetzung

Die besten Workflows machen Menschen effektiver — nicht überflüssig.

 Was kommt als Nächstes

Euer Weg von manuell zu automatisch

Manuell

Alles von Hand
→ Das habt ihr gemacht

Semi-Automatisch

KI hilft, Mensch steuert
→ Hier seid ihr bald

Voll-Automatisch

Workflow läuft, Mensch prüft
→ Das Ziel des Kurses

 Nächste Session

Morgen schauen wir uns die Tools an — und ihr baut euren ersten eigenen Workflow.